Sp St Omer - Chargé du Suivi du Budget de la Logistique et de l'Accueil H/F - Préfecture du Pas-de-Calais

Localisation administrative et géographique / Affectation :
Sous-Préfecture de Saint-Omer - Pôle Cabinet et Sécurité - 41 rue Saint-Bertin - 62500 SAINT-OMER

Vos activités principales :

Budget, logistique
- Assure la préparation et le suivi du budget de la sous-préfecture (services administratifs et résidences)

- Participe à l'élaboration du programme de travaux et gère les interventions des entreprises (collecte des devis, planification et suivi des interventions)

- Gère les expressions de besoin et assure le suivi des engagements et des paiements dans l'application dédiée
- Assure la coordination de l'archivage de l'ensemble de la sous-préfecture et pilotage de la mission archivage du Pôle Cabinet et Sécurité
« Assist » CHORUS-DT

Gestion de l'accueil de la sous-préfecture

- Accueil téléphonique et physique des visiteurs pour les réunions, les rendez-vous.

Gestion du courrier de la sous-préfecture

- Assure la réception et la préparation du courrier

- Assure l'envoi du courrier à la Poste et la transmission aux collectivités

- Assure la revue de presse du sous-préfet

- Assure la réception des rapports des médecins agréés de la commission médicale domiciliés dans l'audomarois et leur transmission à la Sous-Préfecture de Calais, dans les délais impartis et selon le processus en vigueur

Vos compétences principales mises en oeuvre :

Connaissances techniques :
- Avoir des compétences en informatique - bureautique / niveau pratique - requis
- Connaître l'environnement professionnel / niveau maîtrise - requis
- Avoir des compétences budgétaires et comptables / niveau pratique - requis

Savoir-faire :
- Savoir s'organiser / niveau maîtrise - requis
- Savoir travailler en équipe / niveau maîtrise - requis
- Avoir l'esprit de synthèse / niveau initié/pratique - requis
- Savoir rédiger / niveau pratique - requis
- Savoir négocier / niveau maîtrise - requis

Savoir-être :
- Avoir le sens des relations humaines / niveau pratique - requis
- Savoir accueillir / niveau pratique - requis
- Savoir s'adapter / niveau pratique - requis
- Savoir s'exprimer oralement / niveau pratique - requis
- Savoir communiquer / niveau pratique - requis

Votre environnement professionnel :

Activités du service
Le Pôle Cabinet et Sécurité règle l'ensemble des modalités pratiques et organisationnelles permettant au Sous-préfet de remplir sa mission (agenda, transport, communication...). Il s'assure également de l'ensemble du bon fonctionnement de la Sous-préfecture (travaux, logistique, R.H., prévention des risques professionnels...). Le Pôle Cabinet et sécurité intervient enfin dans le pilotage et le suivi des dossiers sensibles liés à la sécurité : manifestations, rassemblements, nuisances sonores, protocole, gens du voyage, radicalisation, gestion de crises, préventions... Il assure la mise en oeuvre de la réglementation dans les domaines des armes, des associations et des expulsions locatives.

Composition et effectifs du service
Le Pôle Cabinet est composé de 13 personnels, répartis ainsi:

- 1 agent de catégorie A
- 2 agents de catégorie B
- 5 agents de catégorie C
- 3 services civiques, les médiateurs numériques
2 personnels contractuels, chargés de l'entretien des bureaux de la Sous-préfecture et de la résidence Sous-préfectorale

Liaison hiérarchiques
Le Sous-Préfet, le Secrétaire Général et le Chef de Pôle

Liaisons fonctionnelles
La Préfecture, l'ensemble des services de la sous-préfecture, les autres sous-préfectures, services déconcentrés, collectivités territoriales entreprises et prestataires, le Procureur de la République, le centre pénitentiaire de Longuenesse, les services de Police et de la Gendarmerie